Bankaya gitmeden sıra alabilelim

Sistem analizi dersi kapsamında, 3 kişilik bir ekiple yaptığımız projemizden bahsedeyim biraz.

Projemizi İş Bankası'nın Balıkesir Şubesi'nde yaptık ve onlara bugün sunduk. Uygulamak isterlerse ne güzel :)

Biz bu proje ile bankalarda gereksiz sıra beklemenin önüne geçmek istedik ve bunun için bir akıllı telefon uygulaması tasarladık. (Tasarımını yaptık ve çalışma şeklini belirledik.) Ayrıca bu program uygulanırsa, müşteriler yapmak istedikleri işlem için gerekli belgeleri program vasıtasıyla kolayca öğrenebilecek, şubelerdeki yoğunluğu görebilecek ve bankaya gitmeden sıra alabilecekler. 

Bu proje uygulamaya geçerse hem teknoloji daha etkin kullanılmış olacak, hem İş Bankası daha tercih edilebilir bir banka olacak hem de bankada bekleme çilesini çekmeyen müşterilerin memnuniyeti sağlanmış olacak. Ayrıca bankalardaki aşırı kalabalıktan gişe çalışanlarının da rahatsız olduğunu düşünüyoruz. Bankada bu kadar insan olması onları da bunaltıyordur elbette ve performanslarının düşmesine sebep oluyordur.

Not: Böyle bir program mevcut olabilir bu arada. Android market'te Denizbank'ın "Sıramatik" adında bir programına rastladım fakat programı çalıştıramadım. Odea Bank'ın da böyle bir uygulaması var sanırım ama onu da telefonuma yükleyemedim. Böyle bir program mevcut olsa da henüz kullanılamıyor ve aşağıdaki tasarım da tamamen bize ait.

Programın çalışma şekli ise şöyle;

 Şekil 1: Müşterinin konumunun belirlenmesi

Program ilk açıldığı anda müşterinin konumunu algılıyor ve bir sonraki ekranda müşteriye bu konuma uygun bankaları seçenek olarak sunuyor.

Şekil 2: Müşterinin konumuna uygun bankaların gösterilmesi

Müşteri konumuna uygun şubeler yanında, şubelerde bekleyen kişi sayısını ve tahmini işlem zamanını* da görme şansını buluyor.

*Tahmini işlem zamanı hesaplama: Tasarlanan uygulamada müşteriler yapacakları işlemleri de seçmek zorundadırlar. (Örneğin kredi başvurusu gibi.) Her işlemin ortalama işlem süresi bellidir ve uygulamanın veri tabanında kaç kişinin hangi işlemi yapacağı kayıtlı olacaktır. Bu sayede tahmini bir işlem süresi hesaplanabilmektedir.

Şekil 3: Müşterinin kendine uygun bankayı seçmesi

 Şekil 4: Müşteri bilgilerinin girilmesi

Müşteri kendine uygun bankayı seçtikten sonra, müşteri önceliğinin belirlenmesi ve işlem yapılırken gişe çalışanına kolaylık sağlanması açısından müşteri bilgileri girilir. Müşteri, önceliğine göre; sıra alma sürecinde daha önlerden bir sıra alabilir. Bu sayede önemli müşterilerinin de memnuniyetleri sağlanmış olacaktır.

Şekil 5: Müşterinin girmek istediği bilgiyi seçmesi

 Şekil 6: Müşterinin bilgilerini girmesi

 Şekil 7: Şubede yapılan işlemlerin ana kollarının gösterilmesi

 Şekil 8: Müşterinin yapacağı işlem kolunu seçmesi

 Şekil 9: Seçilen işlem kolunun altındaki işlemlerin gösterilmesi

 Şekil 10: Müşterinin yapacağı işlemi seçmesi

Müşterinin yapacağı işlem, uygulamanın bekleyen müşteriler veri tabanına aktarılmaktadır. Süre hesaplama süreci bu bilgilerle tahmini süre hesaplar. Sürekli güncelleme sayesinde daha sonraki müşterilere de gerçeğe yakın tahmini süre hesaplamaları yapılabilmektedir. Ayrıca gişe çalışanının, gelecek müşterinin hangi işlemi yapacağını bilmesi ve müşteri bilgilerine sahip olması; çalışan için de bir kolaylık sağlayacaktır.

 Şekil 12: Yapılacak işlem için gerekli belgelerin, uyarı niteliğinde müşteri ile paylaşılması

Yapılacak işlem için gerekli belgeler müşteriye sıra alma anında gösterilecektir. Böylece müşteri eksik belgesi olup olmadığını kontrol edebilecek ve eksik belge sebebiyle işleminin gerçekleştirilememesi durumunu yaşamayacaktır. Ayrıca eksik belgesi olan müşterilerin gişe çalışanlarını meşgul etmesi de önlenmiş olacaktır.

 Şekil 13: Belgeleri tamamlanmış müşterinin devama basarak işleme devam etmesi

Müşteri belgelerini kontrol ettikten sonra, belgeleri tamamlanmışsa devama basarak sıra alma işlemine devam edebilir. Eğer belgeleri eksik ise sıra alma işlemini iptal edebilir.

Şekil 13: girilen bilgiler doğrultusunda sıra numarasının verilmesi

 Şekil 14: Sıra numarası ve tahmini sürenin gösterilmesi, alarm isteği sorgusu

Müşterinin girdiği bilgiler ile birlikte bekleyen müşteriler veri deposundan çekilecek bilgilerle, sıra numarası ve tahmini bekleme süresi müşteriye bildirilir. Bunun yanında müşteri eğer isterse kendine haber verilmesini sağlayabilir. Müşteri bankada kalan kişi sayısını belirtir ve müşterinin istediği kadar kişi kaldığında, müşteriye haber verilir. Müşteri istemezse alarm sistemi aktifleşmez ve program kapanır.

 Şekil 15: Müşterinin alarm istemesi

 Şekil 16: Müşterinin kaç kişi kala haber verilmesini istediğini belirtmesi

Müşteri şubede kaç kişi kala haber verilmesini istediğini belirtir ve bu istek doğrultusunda alarm sistemi aktifleştirilir. Şubede belirtilen kadar kişi kaldığında, müşterinin telefonunda alarm çalar böylece müşteri şubede hiç beklemeden işlemini gerçekleştirir.

Şekil 17:  İşlemin başarıyla gerçekleştiğini gösterme

Ek olarak, uygulamanın kötüye kullanılmasını önlemek amacıyla;

-Şube başına günlük limit belirlenecektir ve bu limit dolduğunda o şubeden sıra almak mümkün olmayacaktır.

-Bir telefondan günde bir defa sıra almak mümkün olacaktır.

-Sıra aldığı halde işlem yapmayan müşteri 1 hafta süresince uygulamadan sıra alamayacaktır.

Şekil 18: Uygulamaya ait veri akış diyagramı


Hazırlayanlar:

Duygu DÜLGER
Ayşe Gül ARAS
Pınar TEPE

Balıkesir Üniversitesi, Nisan, 2014